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Erfahrungen mit der Vereinsverwaltungssoftware ClubDesk

Vor nicht allzu langer Zeit, wurden Vereine auf dem Papier geführt. Gab es einen Wechsel im Vorstand, übergab die zurücktretende Vorstandsfrau ihrer Nachfolgerin einen Ordner mit allen Unterlagen.

Heute sind diese Unterlagen digital vorhanden. Wenn jedoch nicht mit einer cleveren Software gearbeitet wird, müssen Dateien verschoben und Programme installiert werden. Doch geht dies auch eleganter mit einer Cloudlösung, wo alle notwendigen Vereinsdaten an einem Ort verwaltet werden. Das Ziel ist, den administrativen Aufwand zu verkleinern und Zeit für Begegnungen im Verein zu gewinnen. Ein solcher Anbieter ist Clubdesk, bei dem von der Finanzbuchhaltung bis zur Mitgliederverwaltung alle administrativen Aufgaben erledigt werden könne. Dank Kooperation erhalten SKF Vereine einen Rabatt von 20% auf die erste Jahresgebühr. Wir haben beim Kantonalverband Graubünden und Ortsverein Wolfenschiessen nach den ersten Erfahrungen nachgefragt. Die Fragen wurden schriftlich beantwortet.

Wie hat sich eure Buchhaltungsarbeit verändert?

Priska: Clubdesk ist sehr ähnlich aufgebaut wie ClubMaker, welchen wir vorher verwendeten. Neu können wir nicht nur auf dem PC auf das Programm zugreifen, sondern von überall her. Ein Highlight war es für mich, die erste QR Rechnung zu erstellen und zu sehen, wie die Zahlungen funktionierten. ClubDesk verbessert laufend die Software. Differenzen in der Buchhaltung werden sofort angezeigt, z.B. wenn der Rechnungsbetrag CHF 25.00 ist und das Mitglied CHF 30.00 bezahlt hat. Die Software teilt dir dies sofort mit, noch bevor die Zahlung in der Software verbucht wird. Damit entfällt zeitaufwändiges Suchen, um herauszufinden, welche Beträge oder was bei den Zahlungen falsch ist.

Erna: Unsere bisherigen Abläufe mit Banana waren sehr gut eingespielt, deshalb bedeutet der Wechsel ein Verzicht auf einige Annehmlichkeiten. Die Änderung der Buchhaltungssoftware ist für uns eine grössere Umstellung. Unser Ziel ist es, in Zukunft die Rechnungen für die Jahresbeiträge mit QR-Rechnungen zu erstellen. Dabei erhoffen wir uns eine raschere Erfassung der Zahlungseingänge.

 

Habt ihr bereits vorhandene Daten übernommen? Wie hat dies funktioniert?

Erna: Leider war es nicht möglich, die Adressen der alten Software direkt zu importieren. Glücklicherweise konnten wir für diese Arbeit die Unterstützung von pro vision gewinnen. Dieses Einsatzprogramm des Kantons bietet Arbeitssuchenden eine Tagesstruktur und Arbeitserfahrung und übernimmt mehrheitlich Projekte von Non-Profit-Organisationen. Wir sind für die kostbare Unterstützung sehr dankbar.

Priska: Ich habe den kompletten Mitgliederstamm übernommen. Dies ging sehr einfach. ClubDesk hat eine super Anleitung, wenn man genau danach arbeitet, funktioniert es super. Aus dem bisherigen Programm speichert man eine CSV Datei mit allen Mitgliedern ab, in ClubDesk wird diese eingelesen. Kleinere Änderungen musste ich dann von Hand vornehmen. Anpassungen, welche alle Mitglieder betrafen, können mit einer Massenmutation vorgenommen werden. Um noch besser zu verstehen, wie das neue Programm funktioniert, führte ich die Buchhaltung ein paar Monate doppelt, mit der alten und neuen Software.

 

Wie läuft die Mitgliederverwaltung über ClubDesk? Wie war es vorher und was sind die heutigen Vorteile?

Erna: Die Mitglieder werden bei ClubDesk einmal erfasst und können im Anschluss den definierten Gruppierungen zugewiesen werden. Es können Spalten für verschiedene Informationen zu den Mitgliedern angelegt werden. Die Ansicht der Mitglieder als Liste macht die Verwaltung übersichtlich. Früher benötigten wir verschiedene Excel- Listen neben der Adressverwaltung. Mutationen mussten deshalb an zwei bis drei verschiedenen Orten gemacht werden, was mit Zeitaufwand verbunden war und fehleranfälliger war.

Priska: Bei uns im Verein habe ich als Kassierin die Mitgliederverwaltung unter mir. All meinen Vorstandskolleginnen erteilte ich Zugriff. Sie können in die Mitgliederliste anschauen, jedoch keine Veränderung vornehmen. Bei Bedarf besteht jedoch die Möglichkeit, einzelnen Personen Zugriff zu erteilen, dass sie auch Änderungen am Mitgliederstamm vornehmen können. Vorher konnte nur die Person den Mitgliederstamm verwalten, auf deren PC die Software installiert war. Einmal pro Jahr verschickte ich allen Vorstandsfrauen eine Excel-Liste mit den aktuellen Daten. Jetzt ist dies nicht mehr nötig, da jedes Vorstandsmitglied diese jederzeit und stets aktuell einsehen kann.

 

Benutzt ihr ClubDesk für die Ablage eurer Dokumente? Was ist eure Erfahrung?

Priska: Bis jetzt nutzen wir die Dokumentenablage noch nicht für die Vereinsarbeit, aber für unsere beiden Webseiten, die wir über ClubDesk aufgeschaltet haben.

Erna: Bei uns hat sich für die Ablage aller Dokumente die Dropbox etabliert.

 

Gibt es weitere Dienstleistungen, die ihr von ClubDesk nutzt? Was sind eure Erfahrungen damit?

Erna: Mit ClubDesk lassen sich die Vereine so erfassen, dass bei runden Jubiläen anfangs Jahr eine Meldung auf dem Startbildschirm erscheint. Einladungen und automatische Erinnerungen zu Vorstandssitzungen können via E-Mail an die ausgesuchten Kontakte versandt werden. Den Vorstandsfrauen können unterschiedlichste Berechtigungen erteilt werden, zum Beispiel für die Einsicht in die Mitgliederdatei oder in die Buchhaltung.

Priska: Da mehrere Buchhaltungen eröffnet kann und diese für einzelne Personen freigegeben werden können, sind wir bereits an der Vorbereitung einer weiteren Buchhaltung. Bereits erstellten wir die zwei Webseiten www.fg-wolfenschiessen.ch und www.tirligartae.ch und arbeiten bereits an einer dritten. Auch die E-Mails nutzen wir über ClubDesk und lassen die Vereinsadressen an eine persönliche E-Mail Adresse weiterleiten, leider kommt dann als Absender nicht mehr kasse@fg-wolfenschiessen.ch sondern meine private E-Mail Adresse.

 

Gibt es weitere Erfahrungen, die ihr gemacht habt?

Priska: Eine grosse Erleichterung ist die Möglichkeit, Rechnungen per E-Mail zu versenden. ClubDesk erkennt automatisch, ob eine E-Mail-Adresse erfasst ist oder nicht. Falls eine erfasst ist, fragt ClubDesk, ob du die Rechnung per Mail oder per Brief versenden möchtest.

Das Schwarze Brett ist sehr praktisch. Früher musste ich mühsam auf einer Excel-Tabelle herausfinden, wer welches Jubiläum hat. Bei ClubDesk kann dies ganz einfach eingestellt werden und jede Person mit der entsprechenden Berechtigung sieht, welches Jubiläum ansteht. Auch die Geburtstage unserer Mitglieder werden so angezeigt.

Bis ClubDesk richtig eingerichtet ist, braucht es einige Stunden. Hilfsmittel stehen aber zahlreich zur Verfügung in Form von Videos, Anleitungen und auch durch direkte Unterstützung per Mail oder Telefon. Auch ich hatte Schwierigkeiten bei der Umstellung unserer Webseite und E-Mail. Das Supportteam hat sich immer Zeit genommen und das Problem angeschaut, selbst wenn ich mehrmals nachfragte.