Erfahrungen mit der SKF-Designvorlage bei ClubDesk 

Christine Weber ist die Medienverantwortliche bei der Frauengemeinschaft Giswil. Der Ortsverein besteht seit 1917 und zählt rund 550 Mitglieder. Sie durfte die fertige Website von Elias Suter übernehmen und betreut nun alle Aktualisierungen.

Wie war für dich das Gestalten eurer Website mithilfe der Vorlage?

Wir wurden beim Gestalten der neuen Webseite unterstützt durch den Giswiler IT Studenten Elias Suter. Sein IT-Fachwissen und seine bisherigen Erfahrungen mit ClubDesk, haben uns wertvolle Arbeit und Zeit abgenommen. Die Vorlage war eine wertvolle Basis für unseren Vorstand. Wir nutzten sie als Diskussionsgrundlage, wie die Seite in etwa daherkommen soll, auch mit den verschiedenen Farbvarianten. Wir waren uns schnell einig und so war ein speditives Erstellen der neuen Webseite möglich.

Was gefällt dir am meisten an der neuen Website?

Es gibt eine klare, einfache Struktur. Als Website-Besucher:in findet man sich schnell zurecht. Speziell praktisch ist, dass Fotos so einfach eingefügt werden können.

Welche Arbeiten an der Website sind nun einfacher?

Optimal ist die gemeinsame Nutzung mit dem Kalender von ClubDesk. Anlässe können direkt im Kalender erfasst werden und erscheinen automatisch auf der Webseite. Somit ist immer der aktuellste Anlass zuerst ersichtlich und man muss nicht daran denken, alte Veranstaltungen zu löschen.
Nach dem erstmaligen Gestalten der Website kann sie mit wenig Aufwand aktuell gehalten werden.

Wofür verwendet ihr ClubDesk sonst noch?

Wir nutzen ClubDesk auch für Rechnungen und Buchhaltung, Mitgliederverwaltung und Vereinskontakte, Termine und den ganzen E-Mail-Verkehr.

Iris Zeltner ist im Vorstand der Frauengemeinschaft Neuendorf. Der Ortsverein hat 260 Mitglieder, das sind fast 10 Prozent der Einwohner der Gemeinde – es kommen immer wieder neue und junge Mitglieder hinzu.

Die Ortsgemeinschaft wollte ihre in die Jahre gekommene Website ersetzen. Da sie bereits mit der Vereinssoftware ClubDesk gute Erfahrungen gemacht haben, war schnell klar dort mit der Website zu starten.

Iris übernahm die Verantwortung für das Projekt. Zwar war sie noch nie für eine Website zuständig, aber offen Neues auszuprobieren.

Jolanda Sidler überzeugte ihre Vorstandskolleginnen des Frauenbunds Rain im Herbst 2021, die Vereinsarbeit neu mit ClubDesk anzugehen. Seither nutzt der Ortsverein die Vereinssoftware für die Mitgliederdatenbank, Dokumentenablage und Finanzen. Jolanda ist die treibende Kraft der Umstellung. Diesen Sommer erstellte sie auch den neuen Online-Auftritt des Vereins mit ClubDesk. Mit über 400 Mitgliedern ist der Frauenbund der mitgliederstärkste Verein der Gemeinde Rain.

Wie war für dich das Gestalten eurer Website mithilfe der Vorlage?

Die Verwendung der SKF-Vorlage vereinfacht den Einstieg enorm. Sie macht die ganze Erstellung der Webseite so viel einfacher und schneller, weil man sich nicht zuerst um das Aussehen kümmern muss, sondern bereits den Inhalt abfüllen kann. Damit hält sich der Aufwand für die Erstellung einer Website so gering wie nur möglich.

Zwar bringe ich aus meinem Beruf eine gute Portion technisches Verständnis und gestalterisches Flair mit, habe aber kein Profiwissen in der Gestaltung von Websites. Auch die Erfahrung, die ich mir bei der Erstellung und Pflege der alten Website angeeignet habe, konnte ich für die Erstellung des neuen Auftritts nur bedingt nutzen. Ohne diese Vorlage hätte ich von vorne mit einer weissen Seite oder einer Standardvorlage von ClubDesk anfangen müssen.

Mit der SKF-Vorlage hatte ich bereits zu Beginn eine gute Vorschau, wie die Seiten aussehen werden und wagte es, mit nur wenigen Vorkenntnissen zu starten. Beim Ersetzen der Mustertexte und -bilder durch unsere eigenen Informationen lernte ich Schritt für Schritt dazu, wie mit ClubDesk eine Website erstellt wird. Wenn Fragen auftauchten, erhielt ich in der ClubDesk-Hilfe oder im -Forum schnell Antworten. So wagte ich mich immer weiter vor, bis alle Infos abgefüllt waren.

Schon bald hätte ich die neue Website aufschalten können, aber ich hatte Feuer gefangen und traute mich ein paar Schritte weiter zu gehen. Ich wollte wissen, was das Programm noch so auf Lager hat. Durch ausprobieren von bisher noch unbekannten Funktionen entstanden viele neue Ideen, was ich auf unserer Website noch alles anwenden könnte.

Nach Rücksprache beim SKF wagte ich mich auch das Design nach meinem Geschmack zu verändern. Diese Offenheit für meinen Wunsch unsere Seite etwas zu individualisieren freute mich sehr. Und ich finde es passt auch total gut zu unserer Vielfalt. Trotzdem war es mir wichtig, nicht zu sehr vom Ursprung abzukommen. Die Verbindung zum SKF und anderen Ortsvereinen soll zu erkennen sein.

Das Verändern des Designs generierte eine ganze Menge an Mehraufwand, bescherte mir so manchen Aha-Moment und einige lange Nächte. Etwas gleich beim Umsetzen zu lernen ist zwar sehr lehrreich, aber nicht sehr effizient. So rückte der Stichtag, an dem die alte Website abgeschaltet wurde, immer näher. Auf einmal musste ich mich kräftig ins Zeug legen um noch rechtzeitig fertig zu werden. Am Ende hat aber alles geklappt und das ganze Projekt «Website» wurde ein schönes Erfolgserlebnis.

Was gefällt dir am meisten an der neuen Website?

Ich bin nach wie vor noch total begeistert, dass es bei ClubDesk-Websites möglich ist, Informationen aus den anderen Modulen, wie die Veranstaltungsdaten oder Kontaktinformationen in der Website zu verknüpfen. Beispielsweise konnte ich mit der Listen-Funktion den kompletten Vorstand automatisch auflisten – ohne einen Namen, eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse eintippen zu müssen. Dass es nun auch möglich ist Termine zu abonnieren, die ich dann in meiner Agenda auf dem Mobiltelefon oder dem Computer sehe, ist enorm praktisch. Bei einer Änderung aktualisieren sich alle diese Verknüpfungen automatisch – das ist einfach grossartig.

Welche Arbeiten an der Website sind nun einfacher?

Eine Website ist nur dann wirklich nützlich, wenn sie auf dem neusten Stand ist und alle aktuellen Vereinsinformationen enthält. Das war bisher mit viel Fleissarbeit verbunden. Mit ClubDesk ist die Zeit vorbei, in der bereits vergangene Veranstaltungen noch wochen- oder monatelang angekündigt werden oder alte, nicht mehr gültige Kontaktdaten die Besuchenden in die Irre führen. Eine Website mit ClubDesk spart einiges an Unterhaltsarbeit ein.

Wofür verwendet ihr ClubDesk sonst noch?

Wir haben sämtliche Module von ClubDesk in Betrieb genommen und schon viele, aber bei weitem noch nicht alle Funktionen für die Benutzung vorbereitet oder bereits in Verwendung. Serien-Etiketten oder -Briefe habe ich zum Beispiel noch keine erstellt. Carmen, unsere Verantwortliche für Finanzen, arbeitet seit ein paar Monaten mit dem Modul Finanzen. Wir entdecken immer wieder etwas, das wir auch noch nutzen können, um unsere Vorstandsarbeit zu vereinfachen.

Bis heute sind das Vorlagen für Briefe, Verträge, Sitzungseinladungen, Protokolle, Teilnehmerlisten, Checklisten oder eine Ideensammlung, unsere Reglemente und Beschlüsse, einheitliche Signaturen für den E-Mail-Versand und vieles mehr.

Wir haben bereits gelernt mit Hilfe der erstellten Gruppen Serienbriefe zu automatisieren oder Helferlisten zusammenzustellen und ein Archiv zum Nachschlagen aller Anzeigen von vergangenen Veranstaltungen wurde auch angelegt.

So wird der dicke Bundesordner, der mir meine Vorgängerin damals übergeben hat immer leichter, denn alles was heute noch wichtig ist, wird in der Vereinssoftware zusammengetragen und für alle zugänglich gemacht. Der Aufbau für die vereinseigenen Bedürfnisse braucht Zeit, kann aber gut eingeteilt werden. Ich bin überzeugt, dass jede in die Vorbereitung investierte Stunde es wert ist, damit die aktiven Mitglieder motiviert sind, den Umgang mit ClubDesk zu erlernen, um die vielen Vorteile für ihre Vereinsarbeit anzuwenden. Dabei bin ich sehr interessiert an Rückmeldungen und Verbesserungsvorschlägen, damit wir die Anwendungen bestmöglich auf unsere Bedürfnisse zuschneiden können.

Zurzeit sind meine Vorstandskolleginnen dabei, sich mit ClubDesk vertraut zu machen und eigene Erfahrungen zu sammeln. Währenddessen stelle ich den Teams der Untergruppen ClubDesk vor und verbreite weiter meine anhaltende Begeisterung für diese grossartige Vereinssoftware.