Erfahrungen mit der SKF-Designvorlage bei ClubDesk 

Nadja Murer ist die verantwortlich für das Programm und die Aktivitäten der Frauengemeinschaft Allenwinden. Die Frauengemeinschaft ist sozial und karitativ tätig, unterstützt das Pfarreileben und gestaltet das Dorfleben aktiv mit.

Wie seid ihr für das Gestalten eurer Website mithilfe der Vorlage vorgegangen?

Bei uns haben zwei Frauen aus dem Verein die Webseite aufgesetzt und mit den vom Vorstand bereitgestellten Inhalten gefüttert. In dem Sinne haben wir keinen Umzug vollzogen, sondern wir haben die Website komplett neu erstellt. Daher dauerte dies doch recht lang und war zeitlich für alle intensiv.

Dadurch, dass die ursprüngliche zukünftige Website-Verantwortliche ausgestiegen ist und wir bis jetzt  niemand Neues gefunden habe, habe ich kurzerhand dieses Ämtchen übernommen. Und ich muss sagen, obwohl ich überhaupt keine Erfahrung habe im Handling von Websites, die Bearbeitung ist doch recht intuitiv! Daher ist es für mich, da ich ja eh das Programm unter mir habe, kein grosser zusätzlicher Aufwand.

Was gefällt dir am meisten an der neuen Website?

Toll ist vor allem die Verknüpfung gleich mit dem ClubDesk-Kalender. So wird das regelmässige Eintragen von Anlässen erspart, da es in ClubDesk sowieso schon mit den entsprechenden Erinnerungen erfasst ist. Auch die News-Option wird rege genutzt.

Was habt ihr anders gemacht? Gibt es noch offene Arbeiten?

Die Galerie haben wir komplett weggelassen, da wir uns sehr schwer tun mit den Regelungen, wer wie auf das Foto darf. Gerade bei den Kindern sind wir sehr vorsichtig. Der Bereich Datenschutz und Impressum ist bei uns auch noch leer, das ist noch eine Baustelle. Aber irgendwann finde ich auch noch die Zeit dazu.

Christine Weber ist die Medienverantwortliche bei der Frauengemeinschaft Giswil. Der Ortsverein besteht seit 1917 und zählt rund 550 Mitglieder. Sie durfte die fertige Website von Elias Suter übernehmen und betreut nun alle Aktualisierungen.

Wie war für dich das Gestalten eurer Website mithilfe der Vorlage?

Wir wurden beim Gestalten der neuen Webseite unterstützt durch den Giswiler IT Studenten Elias Suter. Sein IT-Fachwissen und seine bisherigen Erfahrungen mit ClubDesk, haben uns wertvolle Arbeit und Zeit abgenommen. Die Vorlage war eine wertvolle Basis für unseren Vorstand. Wir nutzten sie als Diskussionsgrundlage, wie die Seite in etwa daherkommen soll, auch mit den verschiedenen Farbvarianten. Wir waren uns schnell einig und so war ein speditives Erstellen der neuen Webseite möglich.

Was gefällt dir am meisten an der neuen Website?

Es gibt eine klare, einfache Struktur. Als Website-Besucher:in findet man sich schnell zurecht. Speziell praktisch ist, dass Fotos so einfach eingefügt werden können.

Welche Arbeiten an der Website sind nun einfacher?

Optimal ist die gemeinsame Nutzung mit dem Kalender von ClubDesk. Anlässe können direkt im Kalender erfasst werden und erscheinen automatisch auf der Webseite. Somit ist immer der aktuellste Anlass zuerst ersichtlich und man muss nicht daran denken, alte Veranstaltungen zu löschen.
Nach dem erstmaligen Gestalten der Website kann sie mit wenig Aufwand aktuell gehalten werden.

Wofür verwendet ihr ClubDesk sonst noch?

Wir nutzen ClubDesk auch für Rechnungen und Buchhaltung, Mitgliederverwaltung und Vereinskontakte, Termine und den ganzen E-Mail-Verkehr.

Iris Zeltner ist im Vorstand der Frauengemeinschaft Neuendorf. Der Ortsverein hat 260 Mitglieder, das sind fast 10 Prozent der Einwohner der Gemeinde – es kommen immer wieder neue und junge Mitglieder hinzu.

Die Ortsgemeinschaft wollte ihre in die Jahre gekommene Website ersetzen. Da sie bereits mit der Vereinssoftware ClubDesk gute Erfahrungen gemacht haben, war schnell klar dort mit der Website zu starten.

Iris übernahm die Verantwortung für das Projekt. Zwar war sie noch nie für eine Website zuständig, aber offen Neues auszuprobieren.

Jolanda Sidler überzeugte ihre Vorstandskolleginnen des Frauenbunds Rain im Herbst 2021, die Vereinsarbeit neu mit ClubDesk anzugehen. Seither nutzt der Ortsverein die Vereinssoftware für die Mitgliederdatenbank, Dokumentenablage und Finanzen. Jolanda ist die treibende Kraft der Umstellung. Diesen Sommer erstellte sie auch den neuen Online-Auftritt des Vereins mit ClubDesk. Mit über 400 Mitgliedern ist der Frauenbund der mitgliederstärkste Verein der Gemeinde Rain.

Wie war für dich das Gestalten eurer Website mithilfe der Vorlage?

Die Verwendung der SKF-Vorlage vereinfacht den Einstieg enorm. Sie macht die ganze Erstellung der Webseite so viel einfacher und schneller, weil man sich nicht zuerst um das Aussehen kümmern muss, sondern bereits den Inhalt abfüllen kann. Damit hält sich der Aufwand für die Erstellung einer Website so gering wie nur möglich.

Zwar bringe ich aus meinem Beruf eine gute Portion technisches Verständnis und gestalterisches Flair mit, habe aber kein Profiwissen in der Gestaltung von Websites. Auch die Erfahrung, die ich mir bei der Erstellung und Pflege der alten Website angeeignet habe, konnte ich für die Erstellung des neuen Auftritts nur bedingt nutzen. Ohne diese Vorlage hätte ich von vorne mit einer weissen Seite oder einer Standardvorlage von ClubDesk anfangen müssen.

Mit der SKF-Vorlage hatte ich bereits zu Beginn eine gute Vorschau, wie die Seiten aussehen werden und wagte es, mit nur wenigen Vorkenntnissen zu starten. Beim Ersetzen der Mustertexte und -bilder durch unsere eigenen Informationen lernte ich Schritt für Schritt dazu, wie mit ClubDesk eine Website erstellt wird. Wenn Fragen auftauchten, erhielt ich in der ClubDesk-Hilfe oder im -Forum schnell Antworten. So wagte ich mich immer weiter vor, bis alle Infos abgefüllt waren.

Schon bald hätte ich die neue Website aufschalten können, aber ich hatte Feuer gefangen und traute mich ein paar Schritte weiter zu gehen. Ich wollte wissen, was das Programm noch so auf Lager hat. Durch ausprobieren von bisher noch unbekannten Funktionen entstanden viele neue Ideen, was ich auf unserer Website noch alles anwenden könnte.

Nach Rücksprache beim SKF wagte ich mich auch das Design nach meinem Geschmack zu verändern. Diese Offenheit für meinen Wunsch unsere Seite etwas zu individualisieren freute mich sehr. Und ich finde es passt auch total gut zu unserer Vielfalt. Trotzdem war es mir wichtig, nicht zu sehr vom Ursprung abzukommen. Die Verbindung zum SKF und anderen Ortsvereinen soll zu erkennen sein.

Das Verändern des Designs generierte eine ganze Menge an Mehraufwand, bescherte mir so manchen Aha-Moment und einige lange Nächte. Etwas gleich beim Umsetzen zu lernen ist zwar sehr lehrreich, aber nicht sehr effizient. So rückte der Stichtag, an dem die alte Website abgeschaltet wurde, immer näher. Auf einmal musste ich mich kräftig ins Zeug legen um noch rechtzeitig fertig zu werden. Am Ende hat aber alles geklappt und das ganze Projekt «Website» wurde ein schönes Erfolgserlebnis.

Was gefällt dir am meisten an der neuen Website?

Ich bin nach wie vor noch total begeistert, dass es bei ClubDesk-Websites möglich ist, Informationen aus den anderen Modulen, wie die Veranstaltungsdaten oder Kontaktinformationen in der Website zu verknüpfen. Beispielsweise konnte ich mit der Listen-Funktion den kompletten Vorstand automatisch auflisten – ohne einen Namen, eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse eintippen zu müssen. Dass es nun auch möglich ist Termine zu abonnieren, die ich dann in meiner Agenda auf dem Mobiltelefon oder dem Computer sehe, ist enorm praktisch. Bei einer Änderung aktualisieren sich alle diese Verknüpfungen automatisch – das ist einfach grossartig.

Welche Arbeiten an der Website sind nun einfacher?

Eine Website ist nur dann wirklich nützlich, wenn sie auf dem neusten Stand ist und alle aktuellen Vereinsinformationen enthält. Das war bisher mit viel Fleissarbeit verbunden. Mit ClubDesk ist die Zeit vorbei, in der bereits vergangene Veranstaltungen noch wochen- oder monatelang angekündigt werden oder alte, nicht mehr gültige Kontaktdaten die Besuchenden in die Irre führen. Eine Website mit ClubDesk spart einiges an Unterhaltsarbeit ein.

Wofür verwendet ihr ClubDesk sonst noch?

Wir haben sämtliche Module von ClubDesk in Betrieb genommen und schon viele, aber bei weitem noch nicht alle Funktionen für die Benutzung vorbereitet oder bereits in Verwendung. Serien-Etiketten oder -Briefe habe ich zum Beispiel noch keine erstellt. Carmen, unsere Verantwortliche für Finanzen, arbeitet seit ein paar Monaten mit dem Modul Finanzen. Wir entdecken immer wieder etwas, das wir auch noch nutzen können, um unsere Vorstandsarbeit zu vereinfachen.

Bis heute sind das Vorlagen für Briefe, Verträge, Sitzungseinladungen, Protokolle, Teilnehmerlisten, Checklisten oder eine Ideensammlung, unsere Reglemente und Beschlüsse, einheitliche Signaturen für den E-Mail-Versand und vieles mehr.

Wir haben bereits gelernt mit Hilfe der erstellten Gruppen Serienbriefe zu automatisieren oder Helferlisten zusammenzustellen und ein Archiv zum Nachschlagen aller Anzeigen von vergangenen Veranstaltungen wurde auch angelegt.

So wird der dicke Bundesordner, der mir meine Vorgängerin damals übergeben hat immer leichter, denn alles was heute noch wichtig ist, wird in der Vereinssoftware zusammengetragen und für alle zugänglich gemacht. Der Aufbau für die vereinseigenen Bedürfnisse braucht Zeit, kann aber gut eingeteilt werden. Ich bin überzeugt, dass jede in die Vorbereitung investierte Stunde es wert ist, damit die aktiven Mitglieder motiviert sind, den Umgang mit ClubDesk zu erlernen, um die vielen Vorteile für ihre Vereinsarbeit anzuwenden. Dabei bin ich sehr interessiert an Rückmeldungen und Verbesserungsvorschlägen, damit wir die Anwendungen bestmöglich auf unsere Bedürfnisse zuschneiden können.

Zurzeit sind meine Vorstandskolleginnen dabei, sich mit ClubDesk vertraut zu machen und eigene Erfahrungen zu sammeln. Währenddessen stelle ich den Teams der Untergruppen ClubDesk vor und verbreite weiter meine anhaltende Begeisterung für diese grossartige Vereinssoftware.

Gabi Alig, Silvia Schlegel und Patricia Rickli gestalteten gemeinsam die Website des Frauenvereins Thal-Lutzenberg – Patricia Rickli berichtet über ihre Erfahrungen:

Wir haben uns entschlossen die Variante von Clubdesk zu wählen, da wir von verschiedenen Seiten gehört haben, dass die Seite sehr bedienungsfreundlich und einfach wäre. Ausserdem hatte Sandy unsere Präsidentin schon einen kleinen Einblick, da der KFB schon mit Clubdesk gearbeitet hat.

Wie war für euch das Gestalten eurer Website mithilfe der Vorlage?

Wir waren sehr froh um die Vorlage vom SKF, wir hatten so ein Grundgerüst, welches wir nur noch nach unseren Bedürfnissen und unseren Vereinsfarben abändern mussten.

Wir waren zu Dritt an diesem Projekt und waren alles Laien, was das Erstellen einer Webseite beinhaltete. Wir hätten sicher noch viel mehr Zeit investiert, hätten wir nicht die Vorlage vom SKF gehabt. Es war wirklich sehr hilfreich! Alles wichtige war schon vorhanden und wir haben die Seite fast eins zu eins übernommen.

Was gefällt euch am meisten an der neuen Website?

Uns gefällt die Webseite sehr, da wir dort unsere laufenden Anlässe aufschalten können. Auch vergangene Anlässe finden ihren Platz und so entsteht ein Rückblick auf das Vereinsjahr.

Welche Arbeiten an der Website sind nun einfacher?

Es vereinfacht das Handling mit der Mitgliederliste, da alle Vorstandsmitglieder Zugriff haben und nicht nur eine einzelne Person auf eine Liste, die früher im Excel bearbeitet werden musste. Auch der Mailversand an die Mitglieder hat sich vereinfacht. Und Kalendereinträge werden automatisch unter News aufgeschaltet und die Mitglieder sind so informiert was in den nächsten Tagen, Wochen läuft.